home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ HyperLib 1997 Winter - Disc 1 / HYPERLIB-1997-Winter-CD1.ISO.7z / HYPERLIB-1997-Winter-CD1.ISO / オンラインウェア / BUS / LogOut 2.21 Folder.sit / LogOut 2.21 Folder / LogOut 2.21 / LogOut 2.21 Docs next >
Text File  |  1996-02-10  |  27KB  |  262 lines
  1. ====================================================================
  2. LogOut, Version  2.21
  3. Copyright 1996, Jeff Miles. All rights reserved
  4. ====================================================================
  5.  
  6. Do you bill clients for computer time and need a convenient way of tracking the amount of time you spend on each job or account? Do you need to account for the time you spend on your computerﾑmaybe for tax purposes? Are you looking for a time tracking program that will allow you to perform work on any combination of applications and accumulate the time toward a single job or account? Do you work in an environment where you share a computer with one or more other people, and need to track the time each person uses the computer? If you answered "yes" to any of these questions, then this software is for you! LogOut provides a simple, straightforward, painless, and reliable means for keeping track of computer usage time.
  7.  
  8. LogOut is unique among computer time tracking software in several ways:
  9.  
  10.     ･    It has a very reasonable price, especially when compared with commercially available programs of the same type. One such program has a list price of $149!
  11.  
  12.     ･    It is relatively small and compact, with minimal RAM requirements. I have tried to keep LogOut as small as possible. As a result, it does one thing wellﾑtrack computer usage time. I purposely did not provide any reporting capabilities within LogOut for this reason. There are lots of ways of generating a nice looking report from the log file, using other software (database, spreadsheet, or word processing software).
  13.  
  14.     ･    It has the ability to automatically log you out of the system when you forget to do so yourself.
  15.  
  16.     ･    LogOut is an application, rather than a control panel or extension. As a result, it is very compatible with other software and is easy to install and uninstall. No "restart" is ever required. To install LogOut, just double-click it like any other application. To uninstall, just quit the LogOut application and it is gone from memory.
  17.  
  18.     ･    LogOut records in the log file the kind of information that is really useful, rather than a lot of extra "junk" that has no real world value.
  19.  
  20.     ･    LogOut is fast and easy to use. It only bothers you once for information at the beginning of each work session. There is none of the annoying validating and re-entering of information that some programs require.
  21.  
  22.     ･    LogOut is intelligent and automatic. It has been designed to operate with a minimal amount of user guidance. However, it still allows for a reasonable amount of control by the user.
  23.  
  24. --------------------------------------------------------------------
  25. HOW LOGOUT WORKS
  26.  
  27. To track time, you merely "log in" to the computer through the program LogOut. LogOut then moves itself to the background to monitor usage time. When you are finished working on a particular job, log out of the system by selecting LogOut from the Application menu (the menu located in the far upper right hand corner of your screen). After logging out, you can either enter log in information for the next job to be worked on or leave the computer for someone else to use.
  28.  
  29. LogOut accumulates time between successive log ins and stores the information in a data file for later retrieval. Time is accumulated regardless of what you are doing on the computer, including the use of any combination of applications, and even the Finder.
  30.  
  31. If you forget to log out of the system when you are finished working on a project, or you get distracted with something else for awhile, don't worry. LogOut monitors user activity, such as mouse movement, mouse clicks, keyboard presses, and floppy disk insertions, similar to a screen saver. If no user activity has occurred within a set time period, LogOut can automatically log you out of the system.
  32.  
  33. --------------------------------------------------------------------
  34. NEW FEATURES
  35.  
  36. As in the past, I have received a number of suggestions from people on how to improve the software. I have incorporated many of these suggestions into the latest release of LogOut. The following is a brief summary of the enhancements that have been made to LogOut since version 2.1:
  37.  
  38.     ･    In previous versions of LogOut, if a modal dialog box, besides LogOut's own, was the frontmost window on the screen, it prevented LogOut from automatically logging the user out of the system. Now, LogOut will record the time the automatic log out should have occurred and then move itself to the foreground as soon as the other modal dialog box is dismissed.
  39.  
  40.     ･    You can now specify your own log in greeting for the Log In dialog box.
  41.  
  42.     ･    A "Utility" menu has been added, from which the user can "Restart" and "Shut Down" the computer. In previous versions, if you wanted to shut down or restart the computer, you had to log in under a fictitious name or account and then execute the Shut Down or Restart command from the Finder's Special menu.
  43.  
  44. If there are any open applications with unsaved documents, the Finder will bring each one forward giving you an opportunity to save them before the restart or shut down occurs. (LogOut does not directly restart or shut down the computer. Instead, LogOut sends the appropriate Apple Event to the Finder, asking it to restart or shut down the computer.)
  45.  
  46.     ･    The option to "hide and lock" the log file has been added. When this option is enabled the log file will not be visible  on the "desktop" or in the File Open dialog box of most applications. The file will also be "locked," preventing modification of the file's content by curious users.
  47.  
  48.     ･    The option to "hide and lock" the preference file has been added. When this option is enabled the preference file will not be visible  on the "desktop" or in the File Open dialog box of most applications. The file will also be "locked," preventing modification of the file's content by curious users.
  49.  
  50.     ･    A "machine identification number" can be assigned to the computer, making it possible to combine log files from more than one computer and still be able to know which log entries go with which computer.
  51.  
  52.     ･    It is now possible to determine the status of the current log in session, while logged in. Placing the mouse cursor in a specified screen corner while holding down a specified key, brings up a dialog box showing the log in information and time elapsed. It is also possible to edit the log in information at that time.
  53.  
  54. --------------------------------------------------------------------
  55. UPDATING TO VERSION 2.21
  56.  
  57. (If you are installing LogOut for the first time on your computer, you can skip this section.)
  58.  
  59. If you are updating to version 2.21 from a previous version, it is recommended that you move or rename your log file before using the new version. The structure of the log file has changed slightly. Specifically, a new field (Machine ID) has been added, as the first field of each record in the log file. (I apologize for any inconvenience this may create for you, but it makes more sense to place the Machine ID at the beginning of each record, rather than at the end of each record.)
  60.  
  61. --------------------------------------------------------------------
  62. INSTALLING LOGOUT
  63.  
  64. To install LogOut on your computer system, do the following:
  65.  
  66.     1.    Copy LogOut to your hard disk and place it in the folder of your choice.
  67.  
  68.     2.    Make an alias of LogOut and place the alias in the Startup Items folder inside the System Folder on the start up disk. This will cause LogOut to start up automatically every time your computer is turned on or restarted.
  69.  
  70.         (Alternate installation: Rather than placing an alias of LogOut in the Startup Items folder, you can simply place LogOut itself in the Startup Items folder. This set up works just as well and is simpler to do.)
  71.  
  72.     3.    Optional: Make an alias of LogOut and place it on the "desktop," located in a convenient placeﾑjust above the Trash Can for example. This will make LogOut available on the desktop in plain view for "logging out," in addition to being present in the Application menu.
  73.  
  74.     4.    The next time you restart your Macintosh, LogOut will start up automatically and present the Log In dialog box, waiting for you to log in.
  75.  
  76. --------------------------------------------------------------------
  77. USING LOGOUT
  78.  
  79. Assuming that LogOut has been installed as described above, you will be confronted with the Log In dialog box when you restart your computer. Enter the appropriate data into the two log in fields and press the "Log In" button. (The log in fields are initially labeled "Your Name" and "Job Number." However, these labels can be changed to anything else through the Log In Options dialog box, which is discussed later.) After you press the "Log In" button, LogOut records the time of "log in" and then moves itself to the background.
  80.  
  81. When finished using the computer for a specific work session, simply select LogOut from the Application menu, located in the far upper right-hand corner of your screen. (You can accomplish the same thing by double-clicking the LogOut icon or one of its aliases on the desktop.) LogOut will stop accumulating usage time, record the usage data in the log file and then bring up the Log In dialog box for the next work session. (The name "LogOut" provides you with a mnemonic clue regarding what is going to take place when you select it from the Application menu. You are "logging out" when you select LogOut.)
  82.  
  83. To begin accumulating time for another work session, enter the appropriate data into the log in fields and press the "Log In" button. As stated previously, after you press the "Log In" button, LogOut records the time of the log in and then moves itself to the background again. (You may notice that LogOut will be marked as "hidden" in the Application menu. This is normal. Do not make LogOut "visible." LogOut takes care of making itself visible and hidden at the appropriate times in the Application menu.)
  84.  
  85. --"Last Entry" Button--
  86.  
  87. There is one other button, besides "Log In," on the Log In dialog box--the "Last Entry" button. Pressing the "Last Entry" button will enter into the log in fields the same information that was used for the previous log in. This is particularly useful when LogOut has automatically logged you out of the system because of inactivity. When you want to log back in using the same information as the last work session, simply press the "Last Entry" button. The keyboard equivalent [Command]ﾐ[L] can be used in place of pressing the button with the mouse.
  88.  
  89. --------------------------------------------------------------------
  90. LOGOUT'S MENUS
  91.  
  92. This section gives a description of each of the various menu items available in LogOut's menu bar. Each menu and it's associated items are discussed in the order in which they appear.
  93.  
  94. (Note: LogOut's menu bar is active whenever the Log In dialog box is the frontmost window, even though the Log In dialog box may be a modal type dialog box.)
  95.  
  96. --FILE MENU--
  97.  
  98. The File menu contains commands for controlling the way LogOut interacts with you and the computer system. All of LogOut's options and preferences are accessed from this menu.
  99.  
  100. --Lock Options/Unlock Options--
  101.  
  102. This command toggles between "Lock Options" and "Unlock Options," depending upon which choice is applicable at a given time. When the command is "Lock Options," selecting it will "lock," or disable, the other menu items related to options and preferences, preventing anyone from changing the settings without a password.
  103.  
  104. When the command is "Unlock Options," selecting it will cause a dialog box to come up asking you to enter a password. Once the correct password has been entered, all option and preference related menu items will be "unlocked," or enabled. LogOut will automatically re-lock the menu items following a log in.
  105.  
  106. This menu item is disabled unless you have specified that a password is required to change the options. (See "Other Optionsﾉ" below for information about how to require a password to change the options.)
  107.  
  108. --Set Log File Locationﾉ--
  109.  
  110. This menu item allows you to specify what the log file is to be named and where it is to be located. A dialog box will come up asking if you want to look for an existing log file to add information to, or if you want to create a new log file. Depending on your choice, a dialog box will come up allowing you to either select an existing log file to add to, or specify a name for a new log file and select a location to store it.
  111.  
  112. --Set Log File Creatorﾉ--
  113.  
  114. This menu item allows you to change the "creator signature" of the log file. A dialog box will come up allowing you to either enter a four character signature directly, or select an application from the file list. If an application is selected from the file list, the application's creator signature will be entered into the creator signature text box for you.
  115.  
  116. The "creator signature" is a four character code or signature that is unique to each application. The operating system uses creator signatures to know which application should be started up when a file is double-clicked from the desktop.
  117.  
  118. It is suggested that you set the creator signature of the log file to that of the application you plan to use to edit, summarize, and print the log file. Once the creator is set, this application will automatically start up and open your log file whenever you double-click the log file from the desktop.
  119.  
  120. --Log In Optionsﾉ--
  121.  
  122. You specify various options related to logging in by selecting this menu item. The various options that can be specified in the Log In Options dialog box are as follows:
  123.  
  124.     ･    "Require first field to be entered before 'log in' accepted": If this item is checked, data must be entered into the first log in field of the Log In dialog box before the "log in" will be accepted.
  125.  
  126.     ･    "Require second field to be entered before 'log in' accepted": If this item is checked, data must be entered into the second log in field of the Log In dialog box before the "log in" will be accepted.
  127.  
  128.     ･    "Disable 'Last Entry' button": If this item is checked, the "Last Entry" button on the Log In dialog box will be disabled. In other words, the button will be grayed out and the user will be unable to access it.
  129.  
  130.     ･    "Hide 'Recent' menu": If this item is checked, the Recent menu will not be displayed in the menu bar. The Recent menu is discussed in more detail, later, under its own heading.
  131.  
  132.     ･    "Allow access to other applications without a 'log in'": If this box is checked, the Log In dialog box will be changed to a movable modal dialog box type. This will give you the ability to move the dialog box around the screen by dragging it by the title bar. Also, and more importantly, you will be able to switch to another application without logging in. When this option is checked, be aware that LogOut will not accumulate usage time until you log in by entering information into the log in fields of the Log In dialog box and pressing the "Log In" button.
  133.  
  134.         When this option is not checked, you will be forced to log in before you can use the computer. If you do not want yourself or others to be able to bypass logging in, then leave this option unchecked.
  135.  
  136.     ･    "Log in greeting": You can change the text used as a greeting along the top of the Log In dialog box by entering the new text here.
  137.  
  138.     ･    "Label for first field": You can change the label used to identify the first log in field of the Log In dialog box by entering the new text here.
  139.  
  140.     ･    "Label for second field": You can change the label used to identify the second field in the Log In dialog box by entering the new text here.
  141.  
  142. --Log Out Optionsﾉ--
  143.  
  144. Selecting this menu item allows you to specify various options related to logging out. The options available in the Log Out Options dialog box are:
  145.  
  146.     ･    "Automatically log out after __ minutes of inactivity": When checked, the automatic logging out feature is on. To turn the automatic logging out feature off, uncheck this item. When automatic logging out is on, LogOut will automatically perform a "log out" if no user activity has taken place within the specified amount of time. (User activity is considered mouse movement and clicks, keyboard presses, and disk insertions.)
  147.  
  148.     ･    "Never Log Out Corner": Select a corner of the screen to place the mouse cursor when you do not want LogOut to automatically log you out. The automatic log out feature will be temporarily disable as long as the mouse cursor is in the specified screen corner. This is similar to the "never sleep corner" of many screen savers. (Be careful to not inadvertently leave your mouse cursor in the Never Log Out Corner. It will prevent LogOut from automatically logging you out.) This item is only applicable when the automatic log out feature is on.
  149.  
  150. --Status Optionsﾉ--
  151.  
  152. Selecting this menu item brings up a dialog box which allows you to specify which screen corner and key combination to use to display the current log-in session status box. By placing the mouse cursor in the specified screen corner and holding down the specified key(s), a status dialog box is displayed that shows the information used to log in for the current session, and also the time elapsed for the current session. It is also possible to edit the log in information at that time.
  153.  
  154. --Other Optionsﾉ--
  155.  
  156. This menu item brings up the Other Options dialog box, which allows you to specify options that are related to the general operation of LogOut. These options are:
  157.  
  158.     ･    "Give other applications more processing time": If you experience problems with LogOut prematurely automatically logging you out of the system, then try unchecking this item. For most situations, leaving this item checked provides acceptable performance and is preferred when running several applications at the same time.
  159.  
  160.     ･    "Require password to change optionsﾉ": If this item is checked, then a password will be required to access and change the options and preferences of LogOut. This is useful if you want to prevent others from changing the settings you establish for LogOut.
  161.  
  162.         The first time this or the next item are selected, a dialog box will appear asking you to enter a new password. This password will be required to gain access to the options and preferences of LogOut.
  163.  
  164.         The password is not case sensitive, i.e., capital and small letters are considered to be the same letters. Also, the same password is used for both this and the next option.
  165.  
  166.     ･    "Require password to quit LogOutﾉ": If checked, LogOut cannot be "quit" without entering a password. This is useful if you want to prevent users from quitting LogOut, either accidently or purposely. (A password is only required if the "quit" command is executed by the user. A password is never required when Restart or Shut Down are selected from the Finder's Special menu.)
  167.  
  168.     ･    "Hide and lock log file": If this item is checked, the log file will not be visible  on the "desktop" or in the File Open dialog box of most applications. The file will also be "locked," preventing modification of the file's content by curious users. (This option merely sets the "invisible" and "locked" flags for the file. It is not intended to be a sophisticated security system. Anyone with the right software, such as ResEdit, can make the file visible again and unlock it.)
  169.  
  170.     ･    "Hide and lock preference file": If this item is checked, the preference file will not be visible  on the "desktop" or in the File Open dialog box of most applications. The file will also be "locked," preventing modification of the file's content by curious users. (This option merely sets the "invisible" and "locked" flags for the file. It is not intended to be a sophisticated security system. Anyone with the right software, such as ResEdit, can make the file visible again and unlock it.)
  171.  
  172.     ･    "Machine Identification Number": A unique number that identifies a particular computer can be entered in this field. This number is recorded as the first field of every record in the log file. Any alphanumeric combination can be used as the Machine Identification Number. This feature makes it possible for log files from several different computers to be combined into a single file and still know which information corresponds to which computer.
  173.  
  174. --About LogOutﾉ--
  175.  
  176. This item brings up the "About LogOut" dialog box.
  177.  
  178. --Quit--
  179.  
  180. Selecting this item quits the LogOut application. However, as stated previously, if "Require password to quit LogOut" is checked in the Other Options dialog box, then a password will be required before LogOut will actually quit.
  181.  
  182. --EDIT MENU--
  183.  
  184. The Edit menu contains the standard editing commands: Cut, Copy, Paste, and Clear. These commands work the same as in any other Macintosh application.
  185.  
  186. --UTILITY MENU--
  187.  
  188.     ･    "Restart": Selecting this option restarts the computer in the same way that selecting "Restart" from the "Special" menu does in the Finder.
  189.  
  190.     ･    "Shut Down": Selecting this option shuts down the computer in the same way that selecting "Shut Down" from the "Special" menu does in the Finder.
  191.  
  192. --RECENT MENU--
  193.  
  194. The Recent menu contains the ten most recent unique log ins. The menu is automatically updated after each log in. The text of the menu items will be the first 15 characters of the entries made in the first and second log in fields of the Log In dialog box, with a "separator bar" between them. When a particular item is selected from the menu, the full text of the first and second log in fields are entered into the Log In dialog box fields. You must then press the "Log In" button to complete the log in. The Recent menu will not appear in the menu bar until after the first successful log in has been completed. The top menu item is always the most recent log in, and is the same as the "Last Entry" button in the Log In dialog box.
  195.  
  196. LogOut only adds an item to the Recent menu if it is unique from the other entries already in the menu. If an item is already in the menu, then that item is moved to the top of the menu. The criteria used to determine if an item is "unique" is no longer case sensitive, as in previous versions. So, for example, "Jim", "JIM" and "jim" are all considered the same.
  197.  
  198. --------------------------------------------------------------------
  199. LOGOUT'S FILES
  200.  
  201. LogOut creates and maintains three files. They are each discussed below.
  202.  
  203. --Log File--
  204.  
  205. The log file is the file in which all computer usage information is recorded. You specify the location of the log file by selecting "Set Log File Locationﾉ" from the File menu. If LogOut is being run for the very first time and the location of the log file has never been specified by you, LogOut will look, by default, for a file called "Time Log" in the System folder of the start up disk. If LogOut cannot find the log file, it will ask you to locate it.
  206.  
  207. The log file is a standard "TEXT" file with tabs separating each field of information within a record. Each record is separated by a carriage return. The first record of the file is a header that describes each field in subsequent records.
  208.  
  209. (A "record" refers to one complete log file entry. A "field" refers to one specific item within a log file entry. For example, the time of a log in would be one "field" within a "record" that would contain the machine identification number, the two log in description fields, the time and date of log in, the time and date of log out, and the total hours the computer was used for that work session.)
  210.  
  211. The log file can be easily imported into any text editing, word processing, spreadsheet, or database program. This makes it a relatively simple process to generate a report of computer usage. (I, personally, use a spreadsheet program to generate my reports. I can sort the file by project name, account number, date, or whatever and get a nice print out for filing.)
  212.  
  213. Each record within the log file is structured as follows:
  214.  
  215.     Field 1:    Machine identification number
  216.     Field 2:    First field of the Log In dialog box
  217.     Field 3:    Second field of the Log In dialog box
  218.     Field 4:    Date log in occurred
  219.     Field 5:    Time log in occurred
  220.     Field 6:    Date log out occurred
  221.     Field 7:    Time log out occurred
  222.     Field 8:    Total hours used during this session (This is in hours decimal, not hours and minutes. So an entry of 3.50 is 3 and 1/2 hours, not 3 hours 50 minutes.)
  223.  
  224. --LogOut 2.2 Prefs--
  225.  
  226. "LogOut 2.2 Prefs" is located in the Preferences folder, in the System folder of the start up disk. This file contains the option and preference settings for LogOut. You do not need to worry about this file. It does not contain any "user serviceable parts."
  227.  
  228. However, if you have specified a password to allow access to the options and preferences for LogOut and you forget your password, just throw this file in the Trash Can. LogOut will automatically create a new file with no password requirement.
  229.  
  230. --Login Info--
  231.  
  232. "Login Info" is located in the Preferences folder in the System folder of the start up disk. This file contains the log in information for the current work session. The file is updated every time a new log in occurs. You do not have to worry about this file. It does not contain any "user serviceable parts."
  233.  
  234. This file is deleted every time LogOut quits in a normal way. If the computer system crashes or you hit the restart button on the computer, the next time LogOut starts up it will look for this file. If LogOut finds it, LogOut will ask you if you want to retrieve the information and store it in the log file. This is a fail safe feature to prevent you from losing usage time information in case of a system crash.
  235.  
  236. --------------------------------------------------------------------
  237. COMPATIBILITY
  238.  
  239. LogOut requires System 7 or higher to run. This is the only hardware or software requirement. LogOut runs on any Macintosh model capable of running System 7 or higher.
  240.  
  241. LogOut is an application, rather than an extension or control panel. It does not patch System traps or do anything unusual to the computer's operating system. As a result, it should be completely compatible with and friendly towards all other software you use. LogOut has been tested on many different Macintosh models and configurations, running a wide variety of software. There are no known incompatibilities at this time.
  242.  
  243. --------------------------------------------------------------------
  244. SHAREWARE NOTICE
  245.  
  246. LogOut is sharewareﾑnot freeware. That means if you use this program and find it of value, please register your copy by sending me $10.00. I have not plastered the software with any "shareware threats," disabled any features, or added any of those annoying "flashing shareware warning messages," so please be a good sport and send me the registration fee, at the following address:
  247.  
  248.     Jeff Miles
  249.     5604 Stanmore Way
  250.     Elk Grove, California 95758
  251.  
  252. Thank you for your support of the shareware system! Please write me if you have any comments or suggestions about the software. I would love to hear from you. Finally, a big "thanks" to those who have registered LogOut in the past.
  253.  
  254. A final request: please send me your e-mail address, if you have one. E-mail is the easiest and quickest way for me to correspond with you about any future updates.
  255.  
  256. --------------------------------------------------------------------
  257. HOW TO REACH ME BY E-MAIL
  258.  
  259. I can be reached via E-mail at the following address:
  260.  
  261.         jeffe@aol.com
  262.